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こんにちは。ハロー！パソコン教室藤枝田沼校です。

 

Wordの差し込み印刷で作業効率アップ！同じ文書を何通も作る手間をなくそう

「同じ内容の案内文を何人にも送りたい」
「宛名だけ違う書類を何枚も作るのが大変…」

そんなときに便利なのが Wordの差し込み印刷機能 です。

実はこの機能、知っているかどうかで作業時間が大きく変わります。

 

差し込み印刷とは？

Microsoft Word の「差し込み印刷」は、

• 文章（ひな形）

• データ（名前・住所などの一覧）

を組み合わせて、一人ひとり違う文書を自動で作成できる機能です。

たとえば…

• セミナーの案内状

• 会員向けのお知らせ

• 請求書や納品書

• 年賀状やDM

などにとても便利です。

 

 

手作業で作るとどうなる？

例えば20人分の案内文を作る場合、

1. 文章をコピー

2. 名前を書き換える

3. 住所を修正

4. 敬称を確認

これを20回繰り返すことになります。

人数が増えるほど、
✔ 時間がかかる
✔ 入力ミスが起こりやすい
✔ 修正が大変

という状態になります。

 

 

データはExcelと連携できる

差し込み印刷では、名簿データを

Microsoft Excel

で管理しておくと非常に便利です。

• 名前

• 住所

• 電話番号

• 会員番号

などを一覧で管理し、そのままWordに読み込ませることができます。

「WordとExcelは別物」ではなく、
連携させてこそ本領発揮です。

 

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差し込み印刷は、

「ちょっと難しそう」と思われがちですが、
実は手順さえ覚えればとてもシンプルな機能です。

同じ作業を何度も繰り返すのではなく、
仕組みを作って効率よく進める。

これがパソコン活用の大きなポイントです。

日々の作業時間を少しでも短縮するために、
ぜひWordの差し込み印刷を活用してみてくださいね。

 

 

 

 

 

 

 

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